7° Les 10 conseils pour un aménager ses futurs bureaux sans accrocs 🏠💪

Ah les joies des cartons, de la peinture et du bal des livraisons ! Dans une vie d'entreprise, l'aménagement de nouveaux bureaux, c'est toujours un grand moment ! Et comme tout le monde n'a pas forcément l'envie, le temps ou les moyens de s'atterrer à cette tâche, On vous dévoile les 10 conseils de Facilty Management testés et approuvés chez T'inquiète On Gère !

Le résultat final est à découvrir à la fin de cet article !


1- To do list et répartition des rôles ☑


Lors d'un aménagement de bureau, la première étape indispensable est la to do list. En démarrant avec un listing des travaux d'aménagement, de l'ameublement et de la décoration, il sera ensuite beaucoup plus simple d'organiser une à une chaque étape et de déléguer aux bonnes personnes. Pour vous aidez dans cette première tâche, commencez par le système de l'entonnoir. Définissez les gros travaux à prévoir (par exemple installation d'une nouvelle cuisine) puis notez vos diverses idées d'aménagement et de décoration, le tout trié par critère d'importance. Cette première liste d'aménagement n’est pas définitive, elle va évidemment évoluer tout au long du projet mais il est important de la réaliser dès le départ pour se donner un premier cap. Une fois les grandes idées du projet déposées sur papier, vous pouvez concevoir votre team projet. Pour gagner en efficacité, évitez de beaucoup déléguer et d'impliquer trop de personnes. En effet, lorsque l'on parle d'aménagement et de décoration, s’il y a trop d’avis sur les problématiques, vous allez perdre plus de temps en essayant de satisfaire tous les protagonistes de la mission. Chez T'inquiète On Gère !, nous avons défini une équipe de 4 personnes. L'un des collaborateurs était dédié à la gestion administrative du déménagement, deux autres personnes étaient dédiées à l'ameublement, les petits travaux, la décoration et la dernière personne était chargée de superviser l'ensemble du projet, de valider les éventuels travaux, budgets et idées d'aménagement. Nous nous en sommes tenus à cette structure durant toute la mission, ce qui nous a permis d'être beaucoup plus efficaces ! Une fois la mission déléguée aux bonnes personnes, il est très utile de créer une chaîne sur votre canal de messagerie interne (Teams, Slack... ) pour assurer un suivi avec l'équipe, garder le cap, et se tenir au courant de toutes les actualités du projet.


2- Création d'un tableau de bord 🗒


Dans votre organisation, la deuxième étape consiste à créer un dashboard projet. Favorisez votre outil de gestion habituel (notion, Trello...) Et commencez par créer plusieurs tableaux distincts :

  • un tableau travaux

  • un tableau aménagement/ décoration

  • un tableau achat et suivi de livraison

  • une vue calendrier de suivi des livraisons

  • d'autres tableaux ou listes supplémentaires en fonction du projet

N’hésitez pas à ajouter le plus de détails possible dans chacun de vos tableaux, insérez des statuts (étape de réalisation, étape de livraison, étape d'achat…), ajoutez des liens vers des sites internet, ajoutez des documents, des prix... Plus votre tableau sera complet et plus il sera facile pour vous de suivre l'avancée du projet et de garder une fiabilité dans vos délais et budgets.




3-L'administratif en premier ! 📂


Lors d'un aménagement, la gestion administrative n’est pas à négliger. En effet, il existe à la fois de nombreuses obligations à respecter et de nombreuses étapes qui nécessitent des délais (interventions de techniciens, commandes de dispositifs obligatoires, de sécurité...) Il est donc très important de penser à ces étapes administratives pour éviter de retarder le projet. Parmi la liste à prévoir, il y a notamment la création des divers contrats comme l'électricité, internet ou encore les normes de sécurité à mettre en place (extincteurs, plan d'évacuation, kit pharmacie...)


4- Se projeter avant d'acheter 🧠


Avant de se lancer corps et âme dans vos emplettes, pensez d'abord à vous projeter ! Votre tableau de bord et d'ailleurs là pour ça ! Dans un premier temps, commencez par lister vos achats avec la méthode de l'entonnoir. Quels sont les meubles dont vous avez absolument besoin ? Quelles sont les décorations que vous aimeriez acheter ? Faites ainsi une liste d'achats et définissez des règles de priorité (indispensable, important, bonus). Pour vous aider à réaliser cette liste d'achats, projetez-vous dans vos futurs bureaux. Il existe un outil très pratique qui vous permet de prévisualiser votre nouvel espace grâce à de la conception 3D très facile à prendre en main : HomeByMe

À partir des différentes dimensions de votre futur local, l'outil vous permet de concevoir la décoration et l'ameublement des différentes pièces. Pour T'inquiète On Gère !, nous avons ainsi pu imaginer à quoi ressembleraient les futurs bureaux, de la cuisine, en passant par la salle de réunion, et bien sûr l'espace salon ! Une fois les plans 3D réalisés, il n'y avait plus qu'à lister les éléments intégrés à la conception, sachant que le rendu virtuel est très similaire au résultat final. C'est assez bluffant ! Ainsi, vous pouvez décliner votre projet 3D en une liste d'achats de meubles et de décorations beaucoup plus facilement (avec définition des règles de priorité d’achat).

Vient ensuite la question du budget ! Aujourd'hui, La majorité des commerces d'ameublement et de décoration possèdent un site en ligne, ce qui permet de faire du repérage avant d'acheter et ainsi de pouvoir budgéter plus facilement le projet. Avec votre tableau de bord, vous pouvez ainsi faire du repérage en ligne, copier les URL des éléments que vous avez repérés et noter leur prix. Vous obtenez ainsi une première estimation du budget ameublement-décoration grâce à votre plan 3D et votre repérage sur les sites internet !


5- Faites appel à votre réseau ! 💪


Tout déménagement comporte son lot de manutention et de logistique ! Si vous avez prévu des petits travaux ou de récupérer des meubles ailleurs qu'en magasin, faites appel à votre réseau avant de faire intervenir des prestataires externes qui coûteront plus cher ! Pour du bricolage, de la manutention d'objets, de meubles lourds, du transport ou tout autre type de petite logistique qui pourrait intervenir lors de votre aménagement, privilégiez votre entourage pour économiser sur ce point. Plus vous allez travailler avec des personnes dans votre cercle proche et plus vous allez gagner en temps, en efficacité et en économies ! De notre côté, nous avons fait appel à notre réseau pour nous aider sur les travaux de plomberie, de pose de cuisine et pour déménager des bureaux et chaises que nous avons récupérés dans le même quartier. Le travail a donc été plus efficace et nous avons gagné beaucoup de temps !


6- Avant d'acheter, pensez malin ! 💡


Adopter les bons réflexes, c'est d'abord penser occasion et bon plan avant d'acheter neuf. Dans le cadre d'un aménagement de bureau, n'hésitez pas à consulter des sites dédiés aux vides bureaux où vous pourrez trouver de nombreux équipements à moindre coût ! Une nouvelle fois, faites appel à votre réseau pour éventuellement trouver des personnes qui se débarrassent de meubles ou d'affaires. En misant sur cette option, vous pouvez trouver de vrais bons plans qui vous feront économiser une belle somme d'argent. C’est avec cette technique que nous avons économisé sur l'achat de bureaux neufs et d’équipement pour l'espace salon détente ! Il est aussi malin de faire appel aux sites de petites annonces pour trouver des pépites d'occasion ! Leboncoin, Market Place, Geev, pensez toujours à faire un petit détour par ces différents sites avant d'acheter neuf car vous pourrez éventuellement trouver de très bons plans à petit prix. Cependant, dans le cas où vous emménagez dans un local situé en plein centre-ville, il peut vite devenir compliqué de récupérer des objets ou meubles d'occasion car vous devez être véhiculé pour aller chercher vos trouvailles, ce qui peut vite devenir un casse-tête dans une grande métropole !


7- Réalisez des achats malins 👛


Le moment des achats venu, il existe des petites astuces à mettre en place pour optimiser cette étape qui n'est pas la plus désagréable ! Concernant vos achats en ligne, pensez au frais de livraison. En effet, leurs montants peuvent être très conséquents en fonction du type d'achat réalisé (par exemple : gros électroménager). N'hésitez surtout pas à regrouper vos dépenses sur quelques sites d'achat sélectionnés pour réduire les frais de livraison au maximum. Il est évident que vous n'allez pas tout dénicher sur un seul site internet mais certains d'entre eux ont tout de même une offre très variée avec le système de Market Place qui permet à la fois d'acheter des meubles, de la décoration et de l'équipement. Si vous optez également pour l'achat en magasin, une fois de plus il existe une astuce toute simple qui peut vous faire gagner du temps ! En effet, en privilégiant les zones commerciales vous avez plus de chance de trouver les magasins qui vous intéressent car ils sont généralement regroupés dans les mêmes zones (LeroyMerlin, Ikea, But, Truffaut…) Et pour des achats encore plus malins, n'hésitez pas à visiter les magasins de décoration et d'équipements discount qui eux ne possèdent pas de site en ligne mais qui ont une offre assez variée et parfois intéressante. Vous allez ainsi trouver de l'équipement basique à un prix nettement réduit. On citera notamment les enseignes comme Action, ou encore Stock o Mani. Ces différents magasins sont d'ailleurs généralement présents autour de nos équipementiers traditionnels !




8- Garder le fil sur les livraisons 🚚


Une fois vos achats réalisés, le plus dur reste à gérer ! Pour assurer un défilé de colis sans encombre, il est nécessaire de garder le cap sur les différentes dates de livraisons. La plupart des sites e-commerce ne donnent pas de date de livraison précise mais une jauge. L'astuce pour ne rien manquer et donc de créer un calendrier de suivi. Dans celui-ci, vous pouvez indiquer le nom du produit qui doit être livré et sa période de réception. Vous obtiendrez ainsi une vue globale de vos livraisons et pourrez ainsi vous organiser avec votre équipe pour réceptionner les différents colis et ne rien manquer ! Dans le cadre de la mission T'inquiète on gère !, cette astuce nous a été très utile car beaucoup de colis sont arrivés en avance. Il nous suffisait juste de mettre à jour ce calendrier pour adapter nos journées de présence. Rien de plus simple !


9- Faites participer votre équipe 💚


Si votre projet d'aménagement est réalisé à 100 % avec vos équipes internes, il peut s'agir d'un bon moyen d'engagement et de motivation en impliquant ces personnes dans un projet à forte résonance. Comme tous les membres de l'équipe ne seront pas impliqués directement dans la conception, l'ameublement et la décoration, il existe un petit moyen de les faire participer pour que eux aussi, se sentent bien dans ce futur lieu d'échange et de travail. Grâce à votre dashbord, créez un petit tableau où chacun pourra proposer un objet de décoration, un élément qui lui tient à cœur et qu'il pourrait intégrer dans les futurs locaux (décoration, tasses, livre, chaussons...). Chez T'inquiète On Gère !, nous avons également proposé à tous les membres de l'équipe d'apporter leur mug afin qu'ils aient un objet qui leur appartienne au bureau et pour créer un sentiment d’intégration immédiat (sans oublier quelques économies qui ne sont pas négligeables !)


10- Être conscient que le prévu ne sera jamais le réel 🌀


Le dernier conseil qui englobe à la fois les précédents et en même temps toute l’organisation du projet, c'est l'anticipation entre le prévisionnel et le réel. Si vous suivez correctement les conseils précédents (listing, budgétisation, prévisualisation, astuces achat…) le rendu final se rapprochera fortement de vos prévisions. Cependant, il faut être conscient que tout projet comporte son lot d'imprévus et de surprises, ce qui peut modifier le résultat final. Il est fort probable que tous les petits travaux, les aménagements, les éléments de décoration que vous avez prévu d'apporter au projet ne seront pas tous délivrés à cause de problèmes techniques, de ruptures de stocks, d'un manque de budget général ou encore d'événements dit “exceptionnels”. Par exemple, avec le couvre-feu et les restrictions sanitaires, de nombreux magasins ont fermé durant notre mission (Bye bye Ikea ! )


Vous avez désormais entre vos mains les clés pour optimiser l'organisation de votre futur aménagement de bureau. Voici un aperçu du travail réalisé chez nous.






À vous de jouer maintenant ;)



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