4° OFFICE MANAGER, QUI ES-TU VRAIMENT ?!

On l'appelle la fée du bureau, le couteau suisse ou encore le mouton à 5 pattes mais le qualifier de secrétaire ou d'assistant serait une erreur. Il est un atout indispensable pour l'équilibre d'une entreprise, il sait travailler "dans l'ombre" et agir en urgence tout en adoptant un vrai rôle de caméléon. Il possède des qualités et compétences distinctes qui lui permettent d'exercer ce métier parfois inadapté à d'autres profils. Nous parlons bien évidemment de l'OFFICE MANAGER ! Ce terme anglophone illustre un domaine aux caractéristiques encore floues, souvent dévalorisé et parfois méconnu des entrepreneurs mais pourtant très bénéfique à leur activité. Afin de mettre en lumière la VRAIE facette de ce métier, T'inquiète On Gère a sondé les principaux intéressés pour vous faire (re)découvrir l'office management et dépoussiérer quelques clichés !

"L'office manager est un assistant comptable".

Faux ! Parmi les office managers interrogés, certains n'ont jamais mis les pieds dans une école de gestion ou n'ont tout simplement pas de diplôme dans ce domaine. Cependant, leurs qualités et compétences leur permettent d'exercer ce métier qui va au-delà de la gestion des chiffres. Certes, un parcours de gestion et une appétence pour ce domaine est un atout. Néanmoins, en parcourant les expériences professionnelles des personnes interrogées, on peut être surpris d'observer que seulement 10% d'entre eux possèdent une expérience en gestion-comptabilité ! Plus étonnant encore, certains profils possèdent un parcours atypique. Hôtellerie, boulangerie, artisanat, vente, restauration, presse, autant d'activités enrichissantes qui développent des compétences utiles au métier d'office manager. Dans beaucoup de cas, les personnes interrogées sont devenues OM lors d'une reconversion professionnelle, parfois poussées par un tiers qui reconnaissait leurs qualités pour ce métier et bien souvent c'est les missions en elles-mêmes qui ont convaincu les répondants comme Marion F, "Je ne connaissais pas le métier mais ce sont les compétences, les missions (et surtout l'univers de travail de l'entreprise dans laquelle je travaille encore aujourd'hui) qui m'ont "arrêté" lorsque j'ai vu l'annonce passer".

L'administratif reste bien évidemment au coeur du métier de l'office manager mais son rôle englobe également toute une palette d'activités comme la gestion des ressources humaines, l'organisation d'évènements d'entreprise ou encore l'Happiness management. Bien plus qu'une simple assistante, Marion F se considère plus comme "Garagiste polyvalente, psychologue improvisée, pivot touche à tout, course après le temps, chasse à la routine, petite souris qui met de l'huile dans les rouages..." Ces multiples casquettes peuvent cependant créer des distorsions qu'il est nécessaire d'éviter selon Olivia V. ( 3 ans d'expérience dans l'office management) "(...) l'important pour qu'un(e) office manager soit à l'aise dans son poste est, je pense, de mettre tout de suite au clair quel sera son spectre d'intervention. Le terme "office manager" couvre aujourd'hui tellement tout et n'importe quoi (de l'accueil à des postes de quasi COO) que pour qu'un recrutement fonctionne, il faut être absolument transparent quant à ses attentes (de la part de toutes les parties)(...)"

Ce n'est pas un métier pour tous

Vrai ! En s'interrogeant sur les qualités nécessaires pour être un bon office manager, c'est la capacité d'organisation qui se distingue chez 70% des répondants ! Les notions de polyvalence et d'adaptabilité viennent ensuite compléter la liste. En effet, l'office manager est amené à travailler sur diverses missions, parfois chez divers clients et à agir, réagir dans des situations d'urgence (et donc de stress), d'où la nécessité de pouvoir gérer son temps et ses activités. C'est un métier ouvert aux profils débrouillards, avides d'apporter des solutions et leur bonne humeur au sein d'une entreprise. "chaque jour est un nouveau premier jour" ! Comme le souligne Benoît, l'office manager n'est pas un métier de pantouflard et cela nécessite d'accepter certaines situations d'inconfort, où l'on porte des responsabilités parfois sous-estimées !

C'est un métier pour les routiniers !

Faux, faux, faux ! Comme nous venons bien de l'exprimer, être office manager c'est accepter de vivre chaque journée différemment ! Comme tout métier, il y a des process réguliers et des petits rituels notamment dans le domaine comptable, RH etc. Néanmoins, la vie de l'office manager est rythmée par les imprévus, les missions et les projets de l'entreprise, comme nous l'exprime Joséphine " C'est un métier très loin d'être routinier!! Les journées se suivent mais ne se ressemblent pas. Un jour je peux monter un meuble, éditer des fiches de paie, faire le reporting financier, créer des gif marrants pour présenter les newcomer, négocier des devis avec des prestataires pour un event, faire des recherches sur un sujet RH… rien que pour février, je dois avoir une liste d'une centaine de tâches différentes ! "

Via cette dynamique de polyvalence et ce rythme soutenu, l'office manager apporte beaucoup aux entreprises et devient un pilier de l'équipe. Certaines de ses missions administratives ne sont pas toujours visibles mais indispensables au bon fonctionnement de l'activité. C'est d'ailleurs l'un des facteurs de pénibilité exprimé lors de notre enquête. Les actions d'un office manager sont parfois incomprises ou non-reconnues, involontairement parfois, ce qui peut être frustrant quant au niveau de responsabilité et de nécessité que le métier implique ! Sans généraliser cette situation pour autant, il y a des moments très gratifiants dans la vie des office managers comme l'aboutissement des projets, la satisfaction et la reconnaissance des équipes ou encore la mise en place de solutions concrètes qui facilitent le travail de l'entreprise.

Eh bien oui, l'office management n'est pas une vieille légende mais demeure un métier très bénéfique qui trouve sa place en entreprise. En majorité pratiqué par des femmes, de tout âge, ce métier fédère souvent des communautés d'entraides qui n'hésitent pas à se retrouver lors d'événements dédiés afin d'évoquer diverses problématiques et partager leurs astuces ! On citera notamment les meetups de Rachel Pierre, Antoinette Mouberi et Roxane Linieres.




Et vous, faites-vous appel à un office manager dans votre entreprise ?


Agathe Dagorn, responsable communication chez TKTOG

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